iOS下这些原生且效率巨高的APP,适合哪些人群使用

问题:我周围的同事都用网页邮箱,感觉一个人用,不会提到多大的效率

我一直在寻找iOS平台好用的事项管理软件,之前用过Omnifocus、奇妙清单、Evernote、Onenote等等软件,从大一折腾到了研一,手机也从iPhone
4一步步升级到了iPhone
5s、6s。中间我也尝试过Android操作系统,包括备受推崇的Flyme和锤子科技的Smartisan
OS,以及两代搭载原生Android的摩托罗拉Moto X(Moto X 2013、Moto X
2014;Android
4.4,5.0,6)。经过了这么多年的折腾,我逐渐明白了自己的需求,也找到了不错的解决方案,于是有了这篇文章。

回答:

一、一个理想

我心目中的手机,应该是像早期的诺基亚直板手机(塞班S40)那样,在解锁进入桌面之后就可以显示出当天的日程和提醒事项,但就连这一个小小的需求,从2010年开始,一直到iOS
10出现之前,我认为,没有厂商把这件事做到真正的好,当然,这个阶段是手机市场极其动荡的时期,多点触摸等一大批技术驱动着手机的变革,功能导向某种程度让位于科技革新带领着整个行业的发展。

因此,在这一阶段诞生的操作系统,比如Android,早先在其2.1版本的时候就推崇桌面插件,这和之前的非触屏机器是一脉相承的,但是主要操作方式的变化(多点触摸)带来了蝴蝶效应,Android的桌面插件并不如非触摸屏下那么好用。一直到2017年,也就是八年后的今天这一问题也没有被改变(多点触摸后再无巨大革新的交互技术,3D
Touch或许是个例外)。

从Google
Keep的整体解决思路来看,整个待办事项/日程管理/备忘录系统和非触摸屏时期走的是同一条路子,信息的编辑和处理、信息的快速展示、信息的快速创建,这三个层次的优先级应该越来越高,这些年偶有对这个范式进行修改的恐怕就是语音创建这一超快速的记录方式了(如图最右边所示,语音甚至比在锁屏界面点击图标有更高的操作效率来创建一条备忘录)。

谢邀

二、对Android的失望

Outlook不仅仅是邮件功能,绝对是个人的效率终端。

(一)当下我们遇到的问题

实践出真知。在最新的Android
8.0中,你想要快速显示日程、提醒事项和笔记的最好方式就是在桌面添加插件。插件的缺点是显而易见的,它们缺乏庄重感,长按插件就可以随便拖移插件的位置,随便触碰就可以编辑、决定一项任务是否开始、结束,这种随心所欲的开放对于操作系统来说未必是件坏事,但对于像日历、提醒这种功能需求来说就不太好了。

而使用语音则需要非常先进的语音识别技术,需要非常高效的硬件处理,换句话说,使用语音记录需要软硬件结合的非常好。谷歌在早些年收购的摩托罗拉,最早通过协处理器做到了24小时随时随地通过指令唤醒语音助手,然后完成一些任务。这一技术后来出现在IOS
9中,被称作Hey,Siri,而从Moto首先将其带入消费者视线以来,这时已经过去了3年,2年后,Android
7.0中,谷歌将早先收购的Moto的这项语音技术内置到了系统层级。但是,在中国,由于谷歌的某些问题,任务管理中最精彩的一环(语音),消费者就没有这个福分了。

  1. 将邮件收发到本地,实现邮件的非网络环境下的随时存取。

  2. 网页版邮箱的附件有时间限制,过期后文件无法下载。

  3. Outlook有强大的日历功能,将日程、提醒、备忘与手机等其他工具同步。

  4. Outlook的任务待办功能,可以让你安心工作,计划、任务、待办等可以交给Outlook来提醒。

  5. Outlook的便签功能可以随时随地记录工作、生活的方方面面。

  6. Outlook还可以看你的联系人是否在线(需要你的公司邮箱支持)。

  7. 太多了,说不清楚,我现在工作计划、任务、社交等几乎都靠outlook。

(二)回过头来看看键盘手机

早先在塞班键盘的时代,修改提醒事项是需要使用机械按键进行操作——方向键选取、键盘输入和编辑。打个比方,这有点像老罗当时做Android手机的时候比较介意的三颗实体按键。举几个例子可能很好的说明Android的这种不确定性是如何影响我们的生活的:早先,在2.1的安卓版本中,闹钟功能非常难用,所以我一般用第三方替代,但是,我又不得不担心这个闹钟程序会不会因为内存不足被后台杀掉导致第二天我有可能错过闹钟。还有,Android的实体音量按键也具有这种一脉相承的“自由”,当你打开静音模式,一不小心在口袋里碰到了音量按键,静音模式就自动取消了。当时我有一个习惯——在上课的时候玩任何游戏,在游戏打开的一瞬间都要快速的按住音量下键,以防止杂乱的声音系统在课堂上表现出让我尴尬的局面。实体按键有这种明显的反馈感,所以我一直比较喜欢iPhone的静音开关以及音量策略。

日历、待办事项这种效率类应用对确定性的要求比较强,而这和安卓的开放性形成了较为严重的冲突。加之原生安卓的网络问题,以及国内并没有大面积使用这些应用的习惯,所以一直以来,在Flyme的迭代更新中,我甚至找不到可以使用Microsoft
Exchange的入口。而像MIUI之类的系统,甚至在日历中大面积插入广告,这是难以忍受的。

因此,我们欣喜又无奈地看到了谷歌所提出的这一优秀的任务解决方案,但又把它搞得乱七八糟。因此,我们将视线转移到iOS。

三、iOS 中五花八本的效率APP

(一)想要制定计划但又不想被约束

在iOS这边,从很早以来就催生出了一大批优秀的应用程序,比如Omnifocus,这个软件非常强大,我曾经使用过一年多的时间,后来直到某一天我发现自己似乎没有这种必要使用如此强大、复杂且Apple系统独占的软件。其实实际情况是这样的——我不太喜欢按照自己制定的计划一步步做事情,我个人比较讨厌被严厉且没有通融余地的规则约束的计划,不论这计划是不是我自己昨天制定的。由于Apple早先的平台封闭策略,因此,这些优秀的软件也仅仅停留在软件的层面,而不能够促使iPhone的硬件变动来达到完美的状态,其本质是带着锁铐在跳舞,不能通过软硬件结合达到最好的发挥。

(二)突出重点,易于编辑,多平台可用

我理想中的日历、待办事项是这样的——他们的层级足够的简单、足够的跨平台、足够的强大、设计优雅美观。日历和待办可以快速的创建,可以随意的编辑、可以庄重的展示。

我希望待办事项是这样的:包含多个列表,每个列表包含一些有截至日期和不含截止日期的事项,还有一些每周的通知、每天的通知。对于软件来说,设计必须足够的简单,足够的只关注内容而不是其他的,比如分享、比如广告。待办事项可以很好的展示在手机最醒目的位置,并只做展示而不易编辑。同时,创建待办事项,或者形成一个思想要快速的被记录,最好在5s内掏出手机就可以完成这一步骤。

对于日历来说,良好的显示、跨平台的查看是最为重要的,当然,还有及时的提醒。其中,我最需要的就是可以随手查看自己当前的日历,以及局部概览这几天的日历。我需要一个可以从Windows本地、Web、微信通知、手机端都可以快速访问的日历应用程序。

对于记事本,我的要求就是同步功能比较好,可以在Web查看、可以在手机编辑。它主要用来记录一些灵感信息,平时拍的一些课堂上老师的要求之类,它们应该可以快速的被查看、搜索并且快速的转换成为待办事项。

(三)解决方法

众里寻他千百度,蓦然回首,那人却在灯火阑珊处。我在2008年的时候就注册过Outlook邮箱,现在也还把它作为自己主要的账户使用,当时的Outlook还叫Live邮箱,当年还有MSN。当我使用过这么多的软件后,回过头来,竟然发现最契合我的需求的工具,竟然是我每天都接触的到、每天都使用的服务的功能子集,这种感觉难以描绘。

一个Outlook邮箱,或者说Microsoft账户包含了全套的Microsoft
Exchange服务。当你在iOS中使用Outlook.com邮箱的时候,它会询问你是否要同步联系人、日历、待办事项、邮件信息,所以本质上来说,我的需求的大部分——同步,是通过这个邮箱以及其附带的服务实现的。Exchange服务可以追溯到非常早的时候,在我的印象中,2012年左右的iOS就可以同步这些选项了,而直到今天,它还运行的好好的。这项服务也是值得信赖的,毕竟出自微软之手,并且和Office
365服务有千丝万缕的联系(Office是微软目前面向消费者的重要业务之一)。

(四)电脑端软件

软件层面,电脑端就是Windows
10,以及配套的邮件、人脉、日历三大应用,这些在你新购置电脑时都是安装好的,并且可以很方便的从Windows
商店下载更新。高级一些的层面讲,Microsoft Office 365/2010/2013/2016
Outlook这个软件可以完成更加复杂的设置。我推荐Office
365中附带的Outlook桌面应用程序,因为它真的很好用,并且很强大。Windows
10可以在你的锁屏界面提醒你当天的日程,它也会在通知中心显示一些其他的项目。

Outlook的日历功能

Outlook的联系人功能,再也不用QQ同步助手来同步联系人了,只需要一个账号,全部搞定,自动更新,在电脑端批量处理也非常方便。

Outlook的任务功能,和提醒事项APP完美协作,层级足够使用,任务和日历事件同时可设置邮件自动提醒。
如果说电脑端Outlook足够好用,那么手机端也是,Outlook移动版应用程序包含了联系人、邮件、OneDrive、日历四大功能。说实话,这个日历很有Sunrise的感觉,回想起来,怕是三年前Sunrise日历被微软收购后做的这款应用。至于提醒事项,之前微软亦收购了奇妙清单,不过这个软件只能在自己的体系内同步(就是平常应用那种,必须依靠这款软件才能查看提醒事项、编辑待办事项),开放性非常之差。至于邮件和联系人,当你登陆Outlook账户后,安卓和iOS系统会自动同步你的联系人和邮件,这个就没什么必要再说了。

那么,这样看来,似乎上面所期望的提高办公效率的远景并没有很好的实现。我们现在有了一个Outlook程序,包括它的桌面端和移动端(以及它的网页端,Outlook.com),我们可以把邮件、日历、待办统一到一起,这已经是很不错的成就了。那么我们还需要的是一个支持快速输入内容的方法,一个庄重的查看事项的方法就可以了。而这些,则需要今天的主角——iOS
10。

(五)手机端软件

解决输入问题的方法很简单,要想在拿出手机后5s内创建一条提醒事项,你仅仅需要一个实体按键,并且一个支持把你说的话转译为提醒事项或者备忘录的应用。而这些,Siri可以做到。并且有一个小技巧,不要用‘嘿,Siri’这个命令,因为当你通过这条指令打开Siri后,它会花一段时间判断你是否说完了你想说的话。在锁屏状态下/或者任何状态下直接长按Home按键不要松手,说出你的命令——“今天晚上几点提醒我”,Siri会在你谈起Home按键的一瞬间响应你的语音。

而对于日历,由于研究生课程也不多,通过Calendars
5这个三分‘iOS日历’天下的程序设置好重复、起始和截至日期,之后就可以享受Outlook全平台的同步服务了。或者,在桌面的Outlook中编辑和创建日历效率也不错。

提醒事项来说,基于Outlook的提醒不能通过到达或者离开某个地方提醒,这算是一个小小的遗憾,不过,列表可以通过PC版本的任务组件进行设置,对不同的列表可以通过Siri创建不同的基于时间的提醒事项,像是待购买清单这种,我一般就直接在提醒事项APP中手动编辑,这个待购买清单我之前在很多地方都试过,纸质版记录查看不方便,OneNote看起来很美好,但是层级太多,也不方便,而系统自带的提醒事项,如果有时间要求的,基本都可以在小部件中快速查看,而像是待办清单这种,点一下APP就可以了。对于PC来说,也是如此,打开Outlook,点击任务,点击待办事项清单即可,非常方便。

整体流程图

四、哲学

由于这套系统真的非常方便,我目前已经在考虑放弃DayOne的日记本,转而进行邮件的记录,使用Outlook的邮件系统设置自动归类,它会将符合你设定关键词的这些来信转移到一个特定的文件夹中,你可以跨平台查看这些日记,写起来也方便。重要的是,像DayOne和印象笔记这种带有付费性质的应用程序,并且公司规模不算大,其本身的可靠程度就值得怀疑。对于私人日记这种东西,我宁愿选择给基于腾讯企业邮箱的自建域名邮件地址发送日记,也不愿意使用一个小公司的产品。更何况,对于自己可控的邮件,你可以在服务器上编写一个脚本,定期将这些日记邮件的副本拷贝的本地的磁盘以及备份磁盘中去。尤其是考虑到Dayone
2.0版本面目全非的改变,并且Dayone
Classic的下架,我对于这种小公司的云服务不报有什么期望。而对于大公司的云服务,也不应当有什么非分之想,顶多把他们看作一个长时间的中转站罢了,最后的备份文件一定要流到自己的硬盘中为好。

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在浏览器中你也可以使用上述邮件、日历、提醒事项、联系人功能,并且我倾向于将别的服务和这些基本服务整合在一起。

我对服务一向是比较抗拒的,尤其是来自互联网企业的服务,他们太容易被改变的面目全非,不符合我们的心意。六年前的糗事百科,三年前的知乎无不是如此。我还记得当年韩寒的《一个》,几乎每天都要看,而现在,我已经忘记有多长时间自己没有打开过Kindle了。在这个快速发展的时代,什么都在变,或许很多人已经疲于应对这种无聊的变化。

五、后话

日历+提醒事项+备忘录这一套系统,从五六年前的移动互联网发展之初,到现在VR,人工智能变得越来越热门的今天,它们变化的很少,人们对于在手机上的效率软件的需求很长时间以来没有变化过。随着软件的成熟以及硬件的发展,Siri和iOS无疑为这一领域注入了新的生机,它们提高了使用手机管理事情的效率。网上很少有人介绍这些基本的APP,却有很多人需求这种介绍——看看多少人在各种充斥着活动、圈子、奖品的劣质且功能臃肿且主题不清的运动圈子、考研圈子、中小学补习圈子的比如小米运动、考验帮、猿题库的围城中就知道了。商家的本质是赚钱,而互联网则将这一面目推进到了极致,当你打开一个免费的APP的时候,应该仔细想一想它们的变现模式是怎样的。反正对我来说,既然iPhone已经买了,那么我就已经为iOS上的应用程序付过费用了,这些原生但总是被人们遗忘的APP,或许才是打卡签到一族的真正应该关注之所在。

这篇文章也算是对“有哪些APP可以帮助人养成好习惯?”这个知乎回答的一个补充,我当时在这个问答下写道自己将要开发一款软件叫做“意志银行”,然后这款软件基于操作性条件发射,但现在我觉得这个软件设计不出来了,因为其科学基础是错误的。行为主义的代币法这一心理治疗方法仅仅对一些非常原始的刺激控制有效。而相反,我所建议的方法就是,为自己的动力提供线索,比如,要改掉晚上玩手机的习惯,你需要将这个行为分为好几步,然后一步一步的去做,由简单到困难,比如,上床前把手机“忘”在桌子上,做到这一步很简单,第二步就是,在床上的时候“懒”的下去拿手机,或者可以继续把第二步分开,10分钟,1小时,2小时不下去拿手机,一步步分解,一步步的来,这样的话,这些我们设置的线索会带领我们前进。
我觉得效率软件也是一个很好的线索,这也是我使用这些软件的最大的动机,一些松散的列表可以为我提供一个未来的方向,一个有截止时间的列表可以督促我前进,而一个日历事项,则是我和别人通过协商之后确定的一段时间的表征,它比提醒事项具有更多的确定意味,一个备忘录,它帮助我管理一些琐碎的文件,通过Spotlight进行快速搜索,这比放在坚果云或者其他云服务中具有更轻便的表现,包括搜索的快捷性以及同步的方便性。

今天推荐的这三款应用程序和微软的账号体系可能是目前我用过的最好的在计划性和任意性之间做的最好的产品了,这些程序设计及其优秀,操作及其简单,且功能强大,并且,它们在我今天必须要做这个(打卡、强迫自己做某些事情、代币法)与我今天可以随意按照自己的兴趣做事之间取得了一个很好的平衡,它引领了一个方向,却又没有拿着鞭子督促我们,而促使我们前进的,是一步步分解了的计划,以及在这一步步中间所体会到的点滴乐趣。

这是我对于自己人生哲学“Life is a
struggle、生活就像西西弗斯的神话”这一理念的延伸。

你需要的,可能仅仅是一部6代以上的iPhone(iOS10以上),以及那个可能被你遗忘到尘埃里的Siri,当然,还有一个Outlook账号。

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